Einkauf und Bestellungen

Der Einkauf verbindet Mindestbestände, Lieferantenzuordnung, Bestellungen und Wareneingang.

Voraussetzungen

Für zuverlässige Vorschläge sollten beim Artikel Mindestbestand, bevorzugter Lieferant, Lieferantenartikelnummer, Einkaufspreis und übliche Bestellmenge gepflegt sein. Kontrollieren Sie außerdem, ob noch offene Bestellungen existieren.

Bestellung erstellen

  1. Öffnen Sie Bestellungen und wählen Sie Neue Bestellung.
  2. Wählen Sie den Lieferanten.
  3. Übernehmen Sie geeignete Bestellvorschläge oder fügen Sie Positionen manuell hinzu.
  4. Prüfen Sie Artikel, Lieferantenartikelnummer, Menge, Einheit, Preis und Lieferanschrift.
  5. Ergänzen oder ändern Sie Positionen, bevor die Bestellung ausgegeben wird.

Ein Vorschlag entsteht insbesondere dann, wenn der verfügbare Bestand den Mindestbestand unterschreitet. Er ist eine Entscheidungshilfe: Prüfen Sie tatsächlichen Bedarf, Auftragslage, Verpackungseinheiten und bereits bestellte Mengen.

Bestellung ausgeben

Je nach Lieferant kann die Bestellung als PDF oder im OpenTrans-XML-Format gespeichert beziehungsweise versendet werden. Die PDF-Ausgabe verwendet Firmenlogo, Firmen- und Lieferantendaten, Bestellnummer, Positionen und Summen. Prüfen Sie das erzeugte Dokument beziehungsweise die Exportdatei vor Weitergabe.

Lieferantenrückmeldung

Erfassen Sie Bestätigung, erwartete Liefertermine und mögliche Abweichungen. So ist für andere Anwender sichtbar, wann mit der Ware gerechnet wird. Aktualisieren Sie die Angaben, wenn der Lieferant einen Termin verschiebt oder eine Menge ändert.

Teil- und Wareneingang

  1. Öffnen Sie die betreffende Bestellung.
  2. Wählen Sie Wareneingang.
  3. Erfassen Sie je Position nur die tatsächlich gelieferte Menge.
  4. Wählen Sie den richtigen Lagerplatz.
  5. Prüfen und buchen Sie.

Bei einer Teillieferung bleibt die Restmenge offen. Buchen Sie nicht vorsorglich die volle Bestellmenge; dadurch würden Bestand und offene Menge falsch dargestellt. Nach der letzten Lieferung prüfen Sie, ob alle Positionen vollständig erledigt sind.

Kontrollliste

  • Richtiger Lieferant und richtige Lieferanschrift
  • Lieferantenartikelnummern vorhanden
  • Mengen entsprechen Verpackungseinheiten
  • Preise und Termine geprüft
  • Teillieferungen nur mit tatsächlich eingegangener Menge gebucht