Administration und Einstellungen¶

Die Funktionen unter Verwaltung beeinflussen alle Benutzer, Stammdaten, Dokumente und mobilen Verbindungen. Sie stehen deshalb nur entsprechend berechtigten Personen zur Verfügung. Notieren Sie den bisherigen Wert, bevor Sie eine technische Einstellung ändern.

Firmendaten¶

Öffnen Sie Verwaltung > Firmendaten. Die Angaben werden je nach Dokumentart in Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Bestellungen und Berichten verwendet.

Unternehmen und Kontakt¶

Pflegen Sie Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon, E-Mail und Webseite. Kontrollieren Sie Schreibweise und Vollständigkeit anhand eines erzeugten Testdokuments.

Rechtliche Angaben¶

Hinterlegen Sie Rechtsform, Geschäftsführung beziehungsweise Inhaber, Registergericht, Handelsregisternummer, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Welche Angaben erforderlich sind, hängt von Ihrem Unternehmen und der Dokumentart ab.

Steuern und Zahlung¶

Einstellung	Wirkung
Bank, IBAN, BIC	Zahlungsinformationen in dafür vorgesehenen Dokumenten
Zahlungsziel	Standardfrist in Tagen
Umsatzsteuer	Standardsatz für neue Belege und Berechnungen
Kleinunternehmer	Kennzeichnung für die Behandlung nach § 19 UStG

Logo und Dokumentenordner¶

Wählen Sie ein gut lesbares Firmenlogo und den Ordner, in dem IQORA erzeugte Dokumente ablegen soll. Das Logo wird automatisch in den unterstützten Geschäftsdokumenten eingesetzt. Achten Sie darauf, dass der Dokumentenordner erreichbar ist und der angemeldete Windows-Benutzer dort schreiben darf.

Allgemeine Einstellungen¶

Öffnen Sie Verwaltung > Einstellungen. Speichern Sie erst, nachdem Sie alle geänderten Register kontrolliert haben.

QR und Scanner¶

Einstellung	Bedeutung
Scanner-URL	Basisadresse der mobilen Scanner-Anwendung
Verbindung testen	prüft, ob der Scanner-Dienst erreichbar antwortet
QR-Code-Position	Anordnung des Codes auf dem Etikett: links, rechts, oben oder unten
QR-Code-Skalierung	Größe des Codes innerhalb des Etiketts
Schriftgröße	Größe der Artikelbeschriftung

Nach einer Änderung der Scanner-URL zuerst Verbindung testen verwenden. Erzeugen Sie nach Layoutänderungen ein Probeetikett und testen Sie es mit dem tatsächlich verwendeten Smartphone aus normalem Scanabstand.

Pfade¶

• QR-Code-Speicherpfad: Zielordner für erzeugte QR-Codes und Etiketten.
• Backup-Pfad: Zielordner für manuell erstellte Sicherungen.

Verwenden Sie dauerhaft erreichbare Ordner. Ein Netzlaufwerk ist nur geeignet, wenn es beim Start von IQORA verbunden ist und Schreibrechte bestehen. Speichern Sie Sicherungen nicht ausschließlich auf demselben Datenträger wie die Arbeitsdaten.

E-Mail-Benachrichtigungen¶

Aktivieren Sie Benachrichtigungen, wenn beim Unterschreiten eines Mindestbestands eine E-Mail versendet werden soll. Tragen Sie den Empfänger ein und konfigurieren Sie:

• SMTP-Host und Port,
• Benutzername und Passwort,
• Absenderadresse,
• TLS entsprechend den Vorgaben Ihres E-Mail-Anbieters.

Wählen Sie anschließend Test-Mail. Erst eine erfolgreich empfangene Testnachricht bestätigt, dass Server, Zugangsdaten, Verschlüsselung, Absender und Empfänger zusammenpassen. Geben Sie SMTP-Passwörter nicht an unberechtigte Personen weiter.

Benutzer, Rollen und Scanner-PIN¶

Falls die Benutzerverwaltung in Ihrer Lizenz und Installation freigeschaltet ist, können Administratoren Benutzer anlegen, bearbeiten, aktivieren, deaktivieren und Passwörter ändern.

Rolle	Typische Verwendung
user	tägliche Erfassung in freigegebenen Arbeitsbereichen
supervisor	erweiterte fachliche Kontrolle und Bearbeitung
admin	Einstellungen und administrative Funktionen

Der App-Zugriff erlaubt die Nutzung der mobilen Scanner-App. Die App-PIN dient dort zur persönlichen Anmeldung. Verwenden Sie eindeutige PINs und teilen Sie diese nicht. Deaktivieren Sie ausgeschiedene Benutzer, damit die Vorgangshistorie erhalten bleibt. Löschen Sie Benutzer nur, wenn dies fachlich und organisatorisch zulässig ist.

Die Anzahl gleichzeitig aktiver Benutzer kann durch den Lizenzplan begrenzt sein. Wird das Limit erreicht, deaktivieren Sie nicht mehr benötigte Zugänge oder prüfen Sie den Lizenzplan.

Lizenz verwalten¶

Unter Verwaltung > Lizenz verwalten sehen Sie den aktuellen Lizenzstatus und können einen bereitgestellten Lizenzschlüssel aktivieren. Eine Aktivierung benötigt eine Verbindung zum Lizenzserver. Fehlermeldungen können auf einen ungültigen Schlüssel, eine bereits vorhandene Gerätebindung oder eine fehlende Serververbindung hinweisen.

Lizenzschlüssel sind vertraulich. Senden Sie bei Supportanfragen nur die vom Support angeforderten Informationen und veröffentlichen Sie keinen vollständigen Schlüssel in Bildschirmfotos.

Backup erstellen¶

Wählen Sie Verwaltung > Backup erstellen und warten Sie die Erfolgsmeldung ab. Prüfen Sie anschließend, ob im konfigurierten Backup-Ordner eine neue Datei mit aktuellem Zeitstempel vorhanden ist.

Empfohlen ist:

1. regelmäßig vor größeren Importen oder Stammdatenänderungen sichern,
2. mehrere Sicherungsstände aufbewahren,
3. mindestens eine Kopie auf einem getrennten Datenträger oder geschützten Serverspeicher ablegen,
4. die Wiederherstellung organisatorisch dokumentieren und gelegentlich prüfen.

Updates, Support und Programminformation¶

Unter Hilfe stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Online-Hilfe: öffnet dieses Handbuch.
• Nach Updates suchen: prüft, ob eine neuere IQORA-Version bereitsteht.
• Fehler an Support senden: öffnet die vorgesehene Supportmeldung.
• Über IQORA: zeigt Programm- und Versionsinformationen.

Schließen Sie vor einem Update laufende Eingaben ab und erstellen Sie eine Sicherung. Unterbrechen Sie einen begonnenen Aktualisierungsvorgang nicht. Melden Sie bei einem Fehler Bereich, Vorgangsnummer, Zeitpunkt, genaue Meldung und ausgeführte Schritte; Passwörter, PINs und Lizenzschlüssel gehören nicht in die Fehlerbeschreibung.

Kontrolle nach Einrichtungsänderungen¶

1. IQORA neu öffnen, falls die geänderte Einstellung nicht sofort wirksam wird.
2. Einen Testdatensatz oder ein Testdokument erzeugen.
3. Firmenangaben, Logo, Steuer, Speicherort und Darstellung kontrollieren.
4. Scanner-Verbindung und gegebenenfalls Probeetikett testen.
5. Test-Mail empfangen.
6. Backup-Datei im vorgesehenen Ordner kontrollieren.