Datenimport über das Portal¶

Größere Mengen von Artikeln, Lieferanten und Kunden werden über das IQORA-Importportal eingelesen. In IQORA selbst gibt es dafür keinen lokalen CSV-Import. Einzelne Stammdaten können weiterhin direkt in den jeweiligen Bereichen angelegt und bearbeitet werden.

Ablauf im Überblick¶

1. Eine berechtigte Person erstellt im Importportal einen zeitlich begrenzten Link für die betreffende Kundenlizenz.
2. Der Link wird an die Person weitergegeben, die die Importdatei bereitstellt.
3. Im Portal werden Datenart und Datei ausgewählt und mit Datei prüfen hochgeladen.
4. Das Portal erkennt die Spalten, prüft die Daten und zeigt eine Vorschau mit gültigen Zeilen und Fehlern.
5. Eine berechtigte Person kontrolliert den Import und gibt ihn frei oder lehnt ihn ab.
6. Nach der Freigabe übernimmt IQORA die Daten automatisch. Der Status im Portal wechselt auf Importiert oder zeigt einen aufgetretenen Fehler.

Datei hochladen¶

1. Öffnen Sie den erhaltenen Importlink rechtzeitig; der Link kann zeitlich und auf eine bestimmte Anzahl von Uploads begrenzt sein.
2. Wählen Sie als Datenart Artikel, Lieferanten, Kunden oder Komplette Einrichtung (Excel).
3. Wählen Sie eine CSV- oder XLSX-Datei aus.
4. Wählen Sie Datei prüfen.
5. Kontrollieren Sie Dateiname, Import-ID, Anzahl der Zeilen, erkannte Spalten und Fehlermeldungen.

Erlaubt sind Dateien bis 5 MB mit maximal 10.000 Datenzeilen. CSV-Dateien dürfen Komma, Semikolon oder Tabulator als Spaltentrenner verwenden.

Artikel importieren¶

Für jeden Artikel sind Artikelnummer beziehungsweise EAN und Name beziehungsweise Bezeichnung erforderlich. Das Portal erkennt außerdem gebräuchliche Spaltennamen für:

• Einheit
• Mindestbestand
• Warengruppe
• Lieferant
• Bestellmenge
• Lieferantenartikelnummer
• Einkaufs- und Verkaufspreis

Prüfen Sie in der Vorschau besonders die Warengruppe. Sie wird zusammen mit dem Artikel in IQORA gespeichert und steht danach in Artikelsuche, Angeboten und Auswertungen zur Verfügung. Verwenden Sie einheitliche Bezeichnungen, damit nicht versehentlich mehrere nahezu gleiche Warengruppen entstehen.

Artikelnummern beziehungsweise EANs dürfen innerhalb einer Datei nicht doppelt vorkommen. Preise und Mengen müssen als Zahlen lesbar sein.

Lieferanten und Kunden importieren¶

Bei Lieferanten ist der Firmenname erforderlich. Lieferantennummer, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Anschrift, Notiz, Status und Bestellformat können je nach vorhandener Datei zusätzlich übernommen werden.

Bei Kunden ist der Firmenname erforderlich. Kundennummer, Ansprechpartner, Anschrift, Telefon und E-Mail können zusätzlich übernommen werden.

Komplette Einrichtung mit Excel¶

Für eine gemeinsame Ersteinrichtung muss die XLSX-Datei die Tabellenblätter Lieferanten, Kunden und Artikel enthalten. Jedes Tabellenblatt wird getrennt geprüft. Das Tabellenblatt Artikel sollte auch die Spalte Warengruppe enthalten.

Fehler korrigieren¶

Fehlerhafte Zeilen werden in der Vorschau rot markiert und mit einer Begründung angezeigt. Typische Ursachen sind:

• fehlende Artikelnummer, EAN, Bezeichnung oder Firma
• doppelte Artikelnummern beziehungsweise EANs
• Zahlen mit nicht lesbaren Zusätzen oder Währungszeichen
• fehlende Tabellenblätter bei der kompletten Einrichtung
• eine nicht erkannte oder anders geschriebene Spaltenüberschrift

Korrigieren Sie die Ausgangsdatei und fordern Sie bei einem bereits verbrauchten Link einen neuen Importlink an. Ein Import mit Fehlern kann nicht freigegeben werden.

Freigabe und Kontrolle¶

Die freigebende Person prüft im Portal Kunde beziehungsweise Bezeichnung, zugeordnete Lizenz, Datei, Zeilenzahlen und Fehlerstatus. Nur ein fehlerfreier Import darf mit Freigeben an IQORA übergeben werden.

Kontrollieren Sie nach dem Status Importiert stichprobenartig die betreffenden Stammdaten in IQORA. Bei Artikeln sollten mindestens Artikelnummer, Bezeichnung, Warengruppe, Einheit und Preise geprüft werden.